Yapay Zeka Destekli Teklif Oluşturma Süreci

Yapay zeka ile teklif hazırlama, satış teklifindeki müşteri, ürün veya hizmet kalemleri, miktarlar ve koşullar gibi bilgilerin doğal dille ifade edilerek bir teklif taslağına dönüştürülmesini sağlayan bir çalışma biçimidir. Buradaki temel amaç, teklifin ticari koşullarını yapay zekaya bırakmak değil, kullanıcının verdiği bilgiler ile işletmenin mevcut kayıtlarını daha düzenli bir taslakta buluşturmaktır.

Teklifhazır AI tarafında yapay zeka destekli teklif oluşturma süreci yazılı veya sözlü bir isteğin teklif taslağına dönüştürülmesi üzerine kuruludur. Sistem müşteriyi ve ürünleri mevcut kayıtlarla eşleştirebilir, kayıtlı ürünlerin birim fiyatlarını katalogdan alabilir ve miktar, indirim, KDV ile genel toplam gibi alanları hesaplayabilir. Hazırlanan içerik doğrudan kullanıcı kontrolünden geçer.

Yapay Zeka Teklif Hazırlarken Nasıl Bir Rol Üstlenir?

Teklif oluşturma sürecinde yapay zekanın rolünü, karar veren bir mekanizmadan çok bilgileri işleyen ve taslak hazırlayan bir yardımcı olarak değerlendirmek gerekir. Kullanıcı müşteriyi, ihtiyaç duyulan kalemleri, miktarları ve teklif koşullarını doğal bir cümleyle ifade edebilir. Teklifhazır AI bu istekteki bilgileri teklif alanlarıyla ilişkilendirerek taslak oluşturur.

Bu yaklaşım özellikle çok sayıda ürün veya hizmet kalemiyle çalışan işletmeler açısından önemlidir. Her teklif için müşteri adını, ürünleri, miktarları ve diğer ayrıntıları farklı alanlara tek tek girmek yerine, bilgiler önce doğal dille aktarılabilir. Sistem daha sonra kayıtlarla eşleşen verileri teklif yapısına taşır.

Teklifhazır’ın açıkladığı çalışma biçiminde yapay zeka, kayıtlı müşterileri ve ürünleri arayarak eşleşen bilgileri kullanır. Kayıtlı ürün ve hizmetlerin fiyatları işletmenin kataloğundan gelir. Dolayısıyla yapay zekanın kayıtlı bir ürün için kendi başına yeni bir fiyat belirlediği bir model söz konusu değildir. Katalogda bulunmayan bir kalem ise yeni satır olarak eklenebilir ve gerekli fiyat bilgisi kullanıcı tarafından belirlenebilir veya düzeltilebilir.

Teklif Taslağı Hangi Aşamalardan Oluşur?

Teklifhazır AI’ın sunduğu akış dört temel işlem üzerinden açıklanabilir. İlk aşamada kullanıcı müşteriyi, kalemleri, miktarları ve gerekli koşulları yazar veya söyler. Sesli kullanımda konuşma yazıya dönüştürülebilir ve sistemin yanıtı sesli olarak da alınabilir.

1. İsteğin aktarılması: Müşteri, ürün veya hizmetler, miktarlar ve teklif koşulları doğal dille belirtilir.
2. Kayıtların eşleştirilmesi: Sistem müşteri ve ürünleri mevcut kayıtlar içinde arar. Eşleşen ürünlerin adları ve birim fiyatları katalogdan alınır.
3. Taslağın hesaplanması: Miktar, birim fiyat, satır indirimi, genel indirim, KDV ve genel toplam gibi hesaplanabilir alanlar teklif taslağına yansıtılır. Belirtilmişse geçerlilik süresi ve notlar da taslağa eklenebilir.
4. Kullanıcı kontrolü: Hazırlanan teklif kullanıcıya gösterilir. Gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra teklif kaydedilebilir ve kurumsal PDF biçiminde indirilebilir.

Bu sıralama, yapay zekanın teklif sürecindeki sınırını da belirginleştirir. Sistem bir taslak üretir ancak hazırlanan teklifin ticari açıdan uygun olup olmadığına kullanıcı karar verir.

Katalogla Eşleştirme Neden Önemlidir?

Bir teklif yazılımında yapay zekanın yalnızca metin üretmesi, işletmenin gerçek satış verileriyle bağlantı kurulmadığında sınırlı bir fayda sağlar. Teklifhazır AI’ın çalışma modelinde ürün ve müşteri kayıtlarının kullanılması bu nedenle merkezi bir yere sahiptir.

Örneğin kullanıcı bir müşteriye belirli miktarda ürün veya hizmet için teklif hazırlanmasını istediğinde sistem kayıtlı müşteri ve ürünleri arayabilir. Eşleşen ürün bulunduğunda katalogdaki ad ve birim fiyat kullanılır. Böylece kayıtlı bir ürünün fiyatının yapay zeka tarafından tahmin edilmesi yerine işletmenin kendi kataloğundaki veri esas alınır.

Katalogda bulunmayan ürün veya hizmetlerin ayrıca yeni kalem olarak eklenebilmesi de iki farklı durumu birbirinden ayırır: işletmenin daha önce tanımladığı kayıtlı kalemler ve henüz kataloğa alınmamış yeni kalemler. Kullanıcı bu ayrımı teklif üzerinde kontrol ederek gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Teklif Üzerinde Sonradan Değişiklik Yapılabilir mi?

Yapay zeka tarafından oluşturulan ilk taslak nihai ve değiştirilemez bir belge değildir. Teklifhazır’da taslak form üzerinden düzenlenebildiği gibi değişiklik isteği asistana doğal dille de aktarılabilir. Miktarın değiştirilmesi, indirim uygulanması veya geçerlilik süresinin güncellenmesi gibi düzenlemeler bu çalışma biçiminin kapsamındadır.

Bu özellik teklif oluşturmayı tek seferlik bir komut olmaktan çıkarıp düzenlenebilir bir sürece dönüştürür. İlk istekte eksik veya değişmesi gereken bir ayrıntı olduğunda bütün teklifin yeniden hazırlanması yerine mevcut taslak üzerinde çalışılabilir. Satırlar ve bunlara bağlı toplamlar yapılan değişikliğe göre güncellenebilir.

Yapay Zeka Hangi İşleri Kullanıcının Yerine Yapmaz?

Teklif oluşturma sürecinde otomasyon ile ticari karar arasındaki sınırın korunması gerekir. Teklifhazır’ın açıkladığı modele göre yapay zeka hazırladığı teklifi kullanıcı adına kendiliğinden göndermez. Önce bir taslak oluşturur ve bu taslak kullanıcı tarafından kontrol edilir.

Benzer şekilde kayıtlı ürünlerde fiyatların kaynağı yapay zekanın tahmini değil, işletmenin ürün ve hizmet kataloğudur. Katalog dışında kalan yeni bir kalemin fiyatı gerektiğinde kullanıcı tarafından belirlenir veya düzeltilir. Böylece teklif hazırlama programı hesaplama ve veri eşleştirme işlerini desteklerken fiyatlandırmaya ilişkin işletme kararlarının kullanıcı kontrolünde kalması sağlanır.

Teklifhazır AI İçinde Hangi İşlevler Bulunur?

Hedef sayfada açıklanan yapay zeka özellikleri yalnızca ilk teklif taslağının oluşturulmasıyla sınırlı değildir. Aynı çalışma ortamında teklifin düzenlenmesi ve teklif süreçleriyle ilişkili bazı ek görevler de yapay zeka desteğiyle yürütülebilir.

Online Teklif Hazırlamada İnsan Kontrolü Neden Korunur?

Yapay zeka ile hazırlanan bir teklif, müşteriyle paylaşılacak ticari bir belgenin başlangıç noktasıdır. Bu nedenle müşteri kaydı doğru eşleşmiş olsa bile ürünler, miktarlar, birim fiyatlar, indirimler, vergiler, geçerlilik koşulları ve notların gönderim öncesinde kontrol edilmesi gerekir.

Teklifhazır’ın yaklaşımında da bu kontrol adımı sürecin parçasıdır. Kullanıcı hazırlanan taslağı form üzerinde görür, gerekli satırları değiştirebilir ve uygun bulduğunda kaydeder. Ekip kullanımında ise tekliflerin yönetici onayından geçtiği bir iş akışı da kullanılabilir.

Bu ayrım, yapay zeka destekli teklif yazılımının işlevini daha net tanımlar. Yapay zeka doğal dildeki talebi yapılandırabilir, kayıtlarla eşleştirebilir ve hesaplama gerektiren alanları taslağa taşıyabilir. Teklifin doğruluğunu ve ticari uygunluğunu değerlendirme sorumluluğu ise kullanıcıda kalır.

Yapay Zeka ile Teklif Hazırlama Hangi Süreci Değiştirir?

Geleneksel teklif hazırlamada bilgi toplama, ürün bulma, fiyatı kontrol etme, miktarları yazma ve toplamları hesaplama farklı adımlara dağılabilir. Yapay zeka destekli model bu işlemlerin bir bölümünü doğal dille başlayan ortak bir akışta bir araya getirir.

Buradaki temel değişim, teklifin içeriğini işletme adına yapay zekanın belirlemesi değildir. Değişen nokta, kullanıcının bildiği ticari bilgileri forma aktarma yöntemidir. Müşteri ve ürün kayıtlarının sistemde bulunması halinde yapay zeka bu verilerle eşleştirme yapabilir; fiyatları katalogdan alabilir; miktar, indirim, KDV ve toplam hesaplarını taslağa yansıtabilir. Kullanıcı da ortaya çıkan sonucu kontrol ederek gerektiğinde düzenler.

Bu nedenle yapay zeka ile teklif hazırlama sürecini tamamen otomatik bir satış kararı olarak değil, teklif taslağının hazırlanması ve düzenlenmesinde insan kontrolünü koruyan bir yardımcı iş akışı olarak değerlendirmek daha doğru olur. Teklifhazır AI’ın açıklanan özellikleri de doğal dilde istek verme, kayıtlarla eşleştirme, hesaplama, revizyon ve kullanıcı onayı etrafında şekillenir.